Sektörel Çözüm · Filo & Kiralama
Araç Kiralama ve Filo Yönetimi Şirketleri için IT Altyapısı
Bu işte asıl varlık araç değil arşivdir. Bir sözleşme, bir teslim tutanağı ya da bir hasar fotoğrafı bulunamadığında kaybedilen şey dosya değil, davadır.
İstanbul Anadolu Yakası’nda yerinde destek · şubeler için uzaktan yönetim
Bu çözüm kimin için?
Sözleşme, sürücü belgesi ve teslim kaydı hacmi hızla büyüyen; birden çok noktadan araç teslim eden işletmeler için.
- Günlük ve uzun dönem araç kiralama şirketleri
- Operasyonel filo kiralama firmaları
- Kurumsal filo yöneten işletmeler
- Havalimanı ve şube ofisi bulunan kiralama zincirleri
- Araç takip sistemi kullanan lojistik ve servis filoları
Filo ve kiralama işletmelerinde gördüğümüz tablo
Sorunlar teknik olmaktan çok kanıt ve erişim sorunlarıdır: belge var ama bulunamıyor, ya da fazlasıyla erişilebilir duruyor.
- Sözleşmeler klasörlerde; iki yıl önceki bir teslim tutanağı istendiğinde saatler harcanıyor
- Ehliyet ve kimlik fotokopileri paylaşılan bir klasörde, herkesin erişimine açık duruyor
- Teslim ve iade fotoğrafları personelin telefonunda kalıyor; personel ayrılınca birlikte gidiyor
- Araç takip sistemi konum verisi üretiyor ama bu verinin kim tarafından, ne kadar süre görülebildiği tanımlı değil
- Şubeler arasında ortak bir kayıt yok; aynı müşteri her şubede yeniden kaydediliyor
- Ceza ve HGS bildirimleri araç-sürücü eşleştirmesi elle yapılıyor, gecikmeler maliyet doğuruyor
- Kiralama yazılımının sunucusu merkez ofiste tek bir makinede; şube internet kesilince teslim yapılamıyor
- Muayene, sigorta ve bakım takvimi tabloda tutuluyor, hatırlatma kişiye bağlı
Operasyonun hangi ihtiyacı, hangi hizmetle çözülüyor?
Bu sektörde önce arşiv ve erişim, sonra süreklilik gelir. Her başlık ilgili hizmet sayfasına gider.
Sözleşme ve belge arşivi
Sözleşme, tutanak ve fotoğrafların merkezi, aranabilir ve çok kopyalı bir arşive alınması; saklama süresinin baştan tanımlanması ve geri dönüşün test edilmesi.
Sürücü verisi ve erişim güvenliği
Ehliyet, kimlik ve konum verisi kişisel veridir. Kişi bazında yetkilendirme, şifreleme ve erişim kaydı ile hangi personelin neyi gördüğü sınırlandırılır.
Şubeler arası bağlantı
Şube ve havalimanı ofislerinin merkeze güvenli VPN ile bağlanması, hat yedekliliği ve teslim anında kesintisiz kayıt erişimi.
Kiralama yazılımı sunucusu
Merkezi sunucunun doğru boyutlandırılması, yedekli yapı ve şube yükünü kaldıracak kapasite planı.
Çağrı yönetimi
IP santral ile şubeler arası yönlendirme, yol yardımı hattı ve kaçan çağrı raporu.
Sürekli destek
Teslim saatlerine göre tanımlı yanıt süreleri; şube açılış ve kapanış saatleri anlaşmada yazılıdır.
Teslim ve yenileme takvimine göre çalışıyoruz
Kiralamada yoğunluk teslim saatlerinde ve dönem başlarında toplanır; planlı işler bu pencerelerin dışına konur.
Sabah teslim / akşam iade saatleri
Şube ve sistem yükünün tepe yaptığı anlar. Planlı işlem yapılmaz.
Ay ve dönem başı
Uzun dönem sözleşme yenilemeleri yoğunlaşır; arşiv ve yazıcı erişimi kritik hale gelir.
Tatil dönemleri
Günlük kiralamada zirve. Öncesinde kapasite ve yedek kontrolü tamamlanır.
Sakin dönem
Arşiv taşıma, sunucu değişimi ve şube ağ düzenlemesi gibi kesintili işler buraya planlanır.
Çalışma sonunda elinizde ne olur?
- Belge arşivi yapısı ve saklama süresi planı
- Erişim yetki listesi (hangi personel hangi belgeyi görüyor)
- Şube bağlantı şeması ve hat yedekliliği durumu
- Kiralama yazılımı sunucusu ve yedekleme planı
- Teslim fotoğrafı akışı (telefondan arşive nasıl düşüyor)
- Aylık destek raporu
Merkez ofiste yerinde, şubelerde uzaktan
İstanbul Anadolu Yakası’ndaki merkez ofis ve şubelere yerinde hizmet veriyoruz. Şube ağı kurulduktan sonra yapılandırma, izleme ve arıza müdahalesinin büyük kısmı uzaktan yürütülebildiği için diğer illerdeki şubeleriniz de aynı kapsamda yönetilebilir.
Sık sorulan sorular
Kağıt sözleşme arşivimizi dijitale taşımalı mıyız?
Taşımanın asıl faydası yer kazanmak değil, aranabilir olmaktır: bir tutanağı iki yıl sonra dakikalar içinde bulmak. Geçişte önemli olan tarama kalitesi, dosya adlandırma düzeni ve kimin neye erişeceğinin baştan tanımlanmasıdır. Kâğıdın hukuken saklanma gereği devam ediyorsa o kısım için hukuk danışmanınıza sormanız gerekir.
Ehliyet ve kimlik fotokopilerini nasıl saklamalıyız?
Bu belgeler kişisel veridir; herkesin eriştiği bir klasörde durmamalıdır. Uygulamada üç şey yaparız: erişimi göreve göre daraltır, depolamayı şifreler ve kimin ne zaman eriştiğini kayıt altına alırız. Saklama süresi ve hukuki dayanak sizin belirleyeceğiniz bir konudur; teknik tarafı biz kurarız.
Araç takip sistemindeki konum verisi de kişisel veri mi?
Konum bir sürücüye bağlanabildiği ölçüde kişisel veri sayılır; bu yüzden erişimin sınırlandırılması ve ne kadar süre geriye dönük görülebileceğinin tanımlı olması beklenir. Sistemin kendisi tedarikçinizindir, biz erişim ve saklama tarafını düzenleriz. Hukuki değerlendirme için danışmanınızla ilerleyin.
Şube internetsiz kaldığında teslim yapılamıyor. Çözümü?
İki katman: şubeye ikinci bir internet hattı ve otomatik geçiş, ayrıca kiralama yazılımının kısa kesintilerde yerelde çalışmaya devam edip sonra eşitlenebilmesi. İkincisi yazılımın yeteneğine bağlıdır; destekliyorsa kurarız, desteklemiyorsa bunu baştan söyleriz.
Teslim fotoğrafları personelin telefonunda kalıyor. Nasıl düzeltilir?
Fotoğrafın çekildiği anda sözleşme numarasıyla ilişkilenip merkezi arşive düşmesi gerekir. Bunu ya kiralama yazılımının mobil uygulaması ya da basit bir yükleme akışıyla kurarız. Kritik nokta şu: fotoğraf telefonda kaldığı sürece personel ayrıldığında kanıt da gider.
Muayene, sigorta ve bakım takvimini nasıl takip etmeliyiz?
Tablo ve kişisel hatırlatıcı bu iş için kırılgandır. Filo yazılımınız takvim üretiyorsa uyarıların doğru kişilere gitmesini sağlarız; üretmiyorsa en azından merkezi bir takvim ve otomatik hatırlatma kurulur. Amaç, hatırlamanın bir kişinin hafızasına bağlı olmamasıdır.
Operasyonunuzun mevcut durumunu birlikte görelim
Ücretsiz BT keşfinde arşiv yapınızı, erişim yetkilerini, şube bağlantılarını ve yedek durumunu değerlendirir, öncelikli riskleri yazılı olarak paylaşırız.